Facturation électronique : 5 vérifications pour être sûr de recevoir vos facturesFacturation électronique : 5 vérifications pour être sûr de recevoir vos factures

Le guide France Num le rappelle : pour les TPE et PME, la réception électronique est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. Voici cinq vérifications pour suivre une facture jusqu’à votre comptabilité : trente minutes pour obtenir ou lancer les réponses, puis un essai à mener avec votre fournisseur et votre plateforme.

• Commencez par regarder ce que vos outils actuels prennent en charge.
• Identifiez votre plateforme, puis demandez confirmation de votre inscription dans l’annuaire.
• Lancez un essai de réception et suivez la facture jusqu’à la comptabilité.

France Num rappelle les deux échéances des TPE et PME : recevoir les factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, puis les émettre à compter du 1er septembre 2027. Votre chantier du jour : savoir comment arrivent les factures de vos fournisseurs.

L’objectif de ce tuto est concret : pouvoir expliquer où arrive une facture, qui la récupère et comment elle rejoint votre comptabilité. Si la réponse ressemble à « normalement, quelqu’un s’en occupe », vous avez trouvé votre point de départ. On va remplacer ce brouillard par un trajet identifié et un essai réel.

Avant de commencer, réunissez le nom de votre logiciel de facturation, celui de votre outil comptable si vous en utilisez un autre, et les coordonnées de votre expert-comptable. Ajoutez vos accès aux espaces concernés et les échanges déjà reçus sur la facturation électronique. Ouvrez une note avec une rubrique par vérification, une réponse et une prochaine action. Quand une information manque, inscrivez la personne à contacter plutôt que de fouiller tous vos anciens courriels.

Voici un découpage proposé pour votre premier tour. Ces durées servent à cadrer votre séance : les trente minutes vous aideront à obtenir ou lancer les réponses et à organiser l’essai, dont la conclusion peut demander plus de temps avec le fournisseur et la plateforme.

Première vérification : mettre un nom sur la plateforme agréée choisie pour votre entreprise. Demandez à votre éditeur ou à votre expert-comptable : « Avec quelle plateforme allons-nous recevoir nos factures, où les consulterons-nous et quelle démarche reste à faire de notre côté ? » Ajoutez une question sur la personne informée de leur arrivée. Vous pouvez demander à votre interlocuteur de vous montrer le parcours dans vos outils.

France Num conseille de regarder les possibilités des outils déjà en place avant d’en remplacer un. Autrement dit, commencez par ouvrir les tiroirs avant de commander une nouvelle armoire. Faites préciser ce que votre équipement actuel prend en charge et comment la réception s’organise dans votre cas.

Vous pouvez recevoir les factures de fournisseurs équipés d’une autre plateforme : France Num explique que les plateformes échangent entre elles. Le choix du prestataire vous appartient et vous restez libre d’en adopter un autre ensuite. Le bon sujet est donc l’adéquation avec votre travail, pas l’uniforme porté par tout le monde.

Si vous devez choisir une offre ou en changer, la DGFiP recommande, dans un webinaire France Num, d’en confronter trois. Regardez leur coût, leur fonctionnement avec vos logiciels, leur facilité d’utilisation et l’aide proposée. Posez les mêmes questions à chaque prestataire pour comparer leurs réponses sur une base commune.

À la fin de cette étape, notez le nom de la plateforme et le contact auquel adresser vos questions. Ajoutez les démarches qui vous reviennent et la réponse encore attendue, s’il en reste une. Vous avez maintenant un interlocuteur précis pour passer à l’inscription dans l’annuaire.

Deuxième vérification : votre présence dans l’annuaire de la facturation électronique. Recherchez, dans les informations reçues de votre prestataire, une confirmation d’inscription. Il vous faut une réponse écrite sur ce point, même si vous avez déjà ouvert un compte ou échangé avec un commercial.

France Num précise à qui revient cette démarche : pour inscrire votre entreprise dans l’annuaire, l’interlocuteur habilité est la plateforme agréée que vous avez retenue. Adressez-lui donc votre demande de confirmation. Vous savez maintenant à qui poser la question, sans faire le tour de tous les intervenants.

Vous pouvez préparer ce message : « Pouvez-vous me confirmer que notre entreprise est inscrite dans l’annuaire de la facturation électronique et nous transmettre les informations associées ? » Demandez aussi quelle action vous revient si l’inscription reste à terminer. L’objectif est d’obtenir un état précis et la prochaine étape.

Comparez les renseignements communiqués avec ceux de votre entreprise. Si vous repérez un écart, demandez au même interlocuteur comment le corriger. Notez la réponse et gardez le message ou le document correspondant avec votre suivi.

Cette étape est terminée lorsque vous savez si votre entreprise est inscrite et par quelle plateforme. Une confirmation attendue reste une action à suivre, pas une case à cocher par optimisme. Vous pourrez reprendre ce point dès que le prestataire aura répondu, tout en avançant sur les vérifications suivantes.

Troisième vérification : l’état de vos fichiers clients et fournisseurs. France Num recommande ce travail avant même la sélection d’une solution : des renseignements complets, corrects et actualisés aident les factures à arriver à destination. C’est moins spectaculaire qu’une nouvelle interface, mais c’est une excellente raison d’ouvrir vos fiches.

Pour ce premier passage, choisissez un fournisseur avec lequel vous pourrez organiser un essai. Relisez les renseignements enregistrés et rapprochez-les de vos documents de référence. Cherchez les champs laissés vides, les informations devenues anciennes et les fiches qui semblent désigner la même entreprise.

Demandez à votre prestataire quelles données il attend et sous quelle forme, puis utilisez sa réponse comme grille de travail. Si un renseignement vous manque, sollicitez votre contact chez le fournisseur. Vous transformez ainsi une impression de fichier propre en contrôle concret.

Décidez aussi où corriger les informations. Si plusieurs outils contiennent vos fiches, choisissez avec votre interlocuteur celui qui fait référence et notez qui met à jour les autres. Demandez comment ces mises à jour doivent se faire. La prochaine correction aura ainsi un point de départ clair.

Terminez ce passage avec une fiche fournisseur relue et une liste des corrections restantes. Étendez ensuite cette méthode aux autres fournisseurs, puis aux clients pour préparer l’émission. Vous pourrez confier la suite avec une consigne précise, plutôt que le grand classique : « Il faudrait nettoyer la base. »

Quatrième vérification : organiser un essai de réception avec un fournisseur. C’est l’un des conseils donnés par la DGFiP dans le webinaire France Num. Vous allez observer ce qui se passe pour votre entreprise, avec vos outils et vos interlocuteurs.

Choisissez de préférence un fournisseur avec lequel l’échange est facile, puis proposez-lui de coordonner l’essai avec votre plateforme. Demandez à celle-ci quelle procédure suivre pour tester la réception. Faites préciser quel document utiliser et comment il devra être traité. Chacun saura ainsi ce qui est prévu avant l’envoi.

Avant de lancer l’essai, convenez de ce que vous voulez constater : le fournisseur effectue l’envoi prévu et votre entreprise retrouve la facture à l’endroit annoncé. Notez qui, chez vous, regardera le résultat. Cela évite de terminer l’échange sur un vague « ça doit être passé ».

Demandez à voir précisément où la facture arrive chez vous et qui la récupère. Faites-vous montrer l’endroit où vous devrez la chercher lors des prochaines réceptions. Ce repérage prépare la dernière vérification : son passage jusqu’à la comptabilité.

Si le document reste introuvable, formulez une demande précise : « L’envoi a été effectué, où devons-nous retrouver la facture ? » Notez la réponse, puis refaites le passage concerné avec votre interlocuteur. Si l’essai doit être organisé plus tard, inscrivez dans votre note qui doit vous répondre et ce que vous attendez pour le lancer.

Cinquième vérification : suivre la facture reçue jusqu’à sa prise en charge comptable. Avec la personne qui s’en occupe, partez du document retrouvé pendant l’essai et demandez quelle est l’action suivante. Qui doit intervenir ? Dans quel outil ? Comment saura-t-on que cette étape a été faite ?

Faites-vous montrer le passage prévu dans votre organisation. Il peut s’agir de consulter le document, de le transmettre ou d’effectuer une autre action définie avec votre interlocuteur. Notez le geste à faire et la personne qui le prend en charge. Vous pourrez reprendre ce chemin lors de la prochaine réception.

Montrez une vraie facture reçue à votre expert-comptable et demandez-lui comment elle entre en comptabilité. Si vous la retrouvez dans un outil mais ignorez la suite, dites-le simplement : « Nous la voyons ici, que devons-nous faire maintenant ? » Faites préciser la réponse jusqu’à pouvoir refaire le parcours.

Le critère de fin est simple : vous savez où la facture arrive, qui la récupère et comment elle rejoint la comptabilité. Gardez ces réponses dans votre note avec les demandes encore ouvertes. Un collègue doit pouvoir comprendre quoi faire sans reconstituer tous vos échanges.

Et après ? Préparez l’émission prévue pour septembre 2027 en appliquant la même méthode à une fiche client. Demandez à votre prestataire quelles informations renseigner, dans quel outil travailler et qui suivra l’envoi. Votre travail sur la réception vous donne déjà une trame pour cette discussion.

À la fin du créneau, relisez vos cinq rubriques : plateforme, annuaire, fichiers, essai de réception et passage en comptabilité. Certaines seront terminées ; d’autres contiendront une demande envoyée ou un rendez-vous à prendre. Vous savez ce qui fonctionne, ce qui attend une réponse et qui doit intervenir. Le dossier a quitté le royaume du « quelqu’un s’en occupe ».

• Passer à la facturation électronique : guide pour TPE PME - francenum.gouv.fr
• Facturation électronique : mettre à jour ses fichiers clients et fournisseurs au préalable s'impose - francenum.gouv.fr
• Facturation électronique dans le bâtiment : ce qui va changer et comment s'y préparer - francenum.gouv.fr
• Webinaire France Num Jeudi 21 mai 2026